Внеофисное хранение архивных документов

Содержание статьи

В современном бизнесе важность эффективного управления документацией сложно переоценить. Архивные документы играют ключевую роль в обеспечении правовой защиты и финансовой отчетности компании. Однако хранение большого объема бумаг в офисе создаёт ряд сложностей, начиная от нехватки места и заканчивая рисками потери данных. В условиях роста компаний и увеличения объема документации всё большее число организаций обращают внимание на внеофисное хранение архивов. Это решение позволяет не только освободить офисное пространство, но и гарантировать безопасность важных данных в условиях специализированного хранения.

В этой статье мы рассмотрим, почему офисы не всегда подходят для хранения документов, какие требования предъявляются к помещениям для архивов, какие виды документов можно хранить вне офиса, а также какие преимущества предоставляет хранение на специализированных складах.

Минусы хранения документов в офисах

Хранение архивных документов непосредственно в офисе — распространённая практика для многих компаний. Однако этот подход имеет целый ряд минусов, которые могут существенно влиять на эффективность бизнеса.

Во-первых, недостаток пространства. Офисное помещение в первую очередь предназначено для работы сотрудников, проведения встреч и клиентских переговоров. Хранение большого объема архивных документов занимает ценное пространство, которое могло бы быть использовано с большей пользой. Со временем количество документов накапливается, и потребность в дополнительных площадях становится всё более ощутимой.

Во-вторых, увеличение затрат на аренду. Чем больше пространство используется под архивы, тем выше становятся расходы на аренду офисных помещений. В условиях высокой конкуренции на рынке аренды в крупных городах это может привести к значительным финансовым потерям.

Третий минус — риск потери или повреждения документов. Не все офисы оборудованы надлежащими системами для защиты документов от влаги, перепадов температур или пожарной опасности. Кроме того, доступ к архиву может быть слишком широким, что повышает риск несанкционированного доступа к конфиденциальной информации.

Наконец, недостаток систематизации. Офисные сотрудники, как правило, не обучены грамотному архивированию документов. Это приводит к хаосу в хранении и усложняет процесс поиска нужной информации.

Каким требованиям должно соответствовать помещение для хранения документов

Профессиональное хранение архивных документов предполагает наличие специальных условий, которые могут обеспечить их сохранность и доступность. Вот основные требования к таким помещениям:

Климат-контроль. Температура и влажность в архивном помещении должны находиться в строго определенных пределах. Для большинства бумажных документов оптимальной является температура около 18-22 градусов Цельсия при влажности 40-60%. Это предотвратит высыхание, выцветание и деформацию бумаг.
Система вентиляции. Помещение должно быть оснащено качественной системой вентиляции, чтобы избежать скопления пыли, плесени или грибков, которые могут повредить документы.
Защита от огня и затопления. Пожарная безопасность архива — один из важнейших аспектов хранения. Помещение должно быть оборудовано системами автоматического пожаротушения и сигнализации. Также важна защита от возможного затопления — будь то в результате поломки водопровода или природных явлений.
Ограниченный доступ. Важно, чтобы доступ к архивам имели только уполномоченные лица. Это предотвратит случайную утрату или несанкционированное использование документов. Архивные помещения должны быть защищены с помощью современных систем охраны и видеонаблюдения.
Соответствие требованиям законодательства. Помещения для хранения документов должны соответствовать стандартам и нормативам, установленным законодательством в области архивного дела и хранения данных.

Какие документы можно отдать на хранение вне офисов

Многие компании решают хранить архивные документы вне офиса, чтобы освободить полезное пространство и обеспечить безопасное хранение. Существует несколько видов документов, которые чаще всего передаются на хранение на специализированные склады:

Бухгалтерская и налоговая документация. Это один из самых важных типов документов, поскольку их требуется хранить в течение длительного времени согласно законодательным нормам.
Юридические документы. Договоры, контракты, акты и другие юридически значимые бумаги — это документы, которые могут потребоваться в случае споров, проверок или судебных разбирательств.
Кадровая документация. Личное дело каждого сотрудника, трудовые договоры и приказы о приёме на работу должны храниться многие годы. Часто эти архивы занимают значительное место в офисе, поэтому их передача на ответственное хранение вне офиса становится логичным решением.
Финансовые отчеты и документы. Различные финансовые ведомости, отчеты о доходах и расходах, акты сверок с контрагентами — всё это документы, которые могут потребоваться для аудиторских проверок или судебных разбирательств.
Документы, связанные с хозяйственной деятельностью. Накладные, акты выполненных работ, счета и другая документация, связанная с хозяйственными операциями, также нуждаются в длительном хранении и часто передаются на внешние склады.

Преимущества хранения на складе

Передача архивных документов на ответственное хранение на специализированных складах имеет множество преимуществ, которые могут значительно упростить работу с архивами и повысить безопасность информации.

Экономия пространства. Освободив офис от громоздких архивов, вы можете рационально использовать освободившиеся площади для более важных задач. Это особенно актуально для компаний, где каждый квадратный метр имеет значение.
Безопасность. Современные архивные склады оснащены передовыми системами охраны и мониторинга. Сюда входят круглосуточное видеонаблюдение, контроль доступа, а также противопожарные системы. Это значительно снижает риск порчи или утраты документов.
Оптимальные условия хранения. Профессиональные склады для архивов оснащены системами поддержания температуры и влажности, что обеспечивает сохранность документов на долгие годы.
Снижение затрат. Аренда склада для хранения архивов обходится значительно дешевле, чем аренда дополнительных офисных помещений. Кроме того, передача архивов на хранение позволяет сократить затраты на оборудование и обслуживание собственных архивных комнат.
Упрощенный доступ и управление. Специализированные компании, предоставляющие услуги по хранению архивов, предлагают также услуги по учёту, оцифровке и доставке документов. Это позволяет быстро находить и получать необходимые документы, не прибегая к самостоятельному поиску в хаотично организованном офисном архиве.

Таким образом, внеофисное хранение архивных документов — это не просто эффективное решение для компаний, стремящихся оптимизировать свои затраты, но и важный шаг к улучшению безопасности и систематизации работы с документами.